爱玛科技:6名财务如何高效完成数百家供应商的对账协同?

2023-01-10 18:43   来源: 互联网    阅读次数:3283

数字化浪潮轰轰烈烈,受到行业趋势和企业发展的影响,数字化转型在各行各业中兴起。转型难,数字化转型更难。数据是数字化的基础,财务掌握着企业在业务和管理中的大量核心数据,财务数字化逐渐成为企业转型跃迁的催化剂。

在“双碳”背景下,电动车行业在过去几年呈现爆发式增长,2021年中国两轮电动车累计销量达4100万辆,由于庞当的人口和绿色出行的需求,电动车市场依旧有较大的增长潜力,市场规模或将接近千亿。

面对激烈的行业竞争、原材料价格上涨等不利因素,爱玛科技正在积极推进数字化转型,全面提升运营效率,电动车产品依然保持了不俗的销售业绩。

深度合作,坚定数字化转型之路

爱玛科技集团股份有限公司(以下简称“爱玛科技”)成立于1999年,2004年步入电动自行车行业。公司主营业务为电动自行车、电动轻便摩托车、电动摩托车的研发、生产及销售。公司通过对“爱玛”品牌的塑造与推广、供应链的整合以及营销网络的管理,在全国建立了较为系统而全面的营销网络。

经过多年的发展,公司在电动自行车行业具有较高的市场占有率,连续多年荣获工信部指导发布的中国品牌力指数(C-BPI)电动自行车品牌第一名。

随着公司规模的日渐扩大,公司经销商数量多达数千家、供应商数量多达数百家,而在复杂的供应链环节中,财务始终连接着供应链上下游的重要节点,每一个环节、每一笔交易都需要做结算,彼此间日常业务的往来发票量巨大,发票的开具、查验、审核等处理工作都依靠人工完成,造成财务人员工作负担重,开票速度慢、效率低还易出错的问题,且业财数据割裂,引发企业税务及供应商风险。

如何在拥有庞大数量的供应商和经销商的情况下,让财务能实现集中自动化的发票开具,提高财务工作效率,成为需要首要解决的难题。

因此,爱玛科技早在2017年就开始与百望云合作,百望云为其定制出全面的进销项发票管理解决方案与供应链协同解决方案,提高财务管理的效率与质量,促进财务供应链协同管理,实现业务财务一体化,为企业经营决策提供数据支持,推进集团数字化转型。

进项:供应链高效对账协同,降本增效

百望云的供应链协同产品,将核心企业与供应链上下游各要素进行连接,实现信息流、物流和资金流的数字化、协同化、自动化和智能化升级,为企业更快速参与供应链的优化、更灵活的满足市场竞争,为更有效的企业决策提供支撑,真正实现企业大幅度的降本增效。

在百望云的帮助下,爱玛科技的财务系统与ERP、电商平台、员工报销系统、费用管理系统、供应商管理系统和电子会计档案系统完成打通,统一了业财数据,也利于供应链端到端的管理。

目前,爱玛科技的数百家供应商都已使用百望云的供应链协同产品。关于具体的供应链协同流程:在完成系统打通后,爱玛科技在SRM系统完成对账审核,SRM系统将结算单传入百望云系统,百望云系统自助获取开票信息,供应商即可在线上通过开票系统确认开具发票。

爱玛科技的财务应付组在收到供应商的发票后,无需人工校验,可在系统中自动查验发票,并快速自动完成三单匹配回传,大幅提高了财务工作效率,完成了供应链平台从寻源到付款全流程打通。

通过供应链财务协同,实现了信息流和资金流的闭环,提高爱玛科技与供应商的对账时效性和会计核算的准确性,从而降低支付风险,加强了采购对于供应商的合规管理与运营。同时,这也提高了爱玛科技财务团队的人效,在百望云系统的加持下,每个月数百家供应商的应付对账工作,只需6名财务应付人员就能完成,推动了财务团队的数字化转型,帮助构建税务共享体系。

另外,针对员工报销的场景,百望云系统能自动采集各种渠道来源的发票,与费用报销系统集成,辅助用户一键生成报销单,发票提交后系统可查验发票真伪和勾选认证,提升企业收票、用票管理效率和员工的报销体验。

销项:开票自动化,减轻财务工作负担

百望云经过深度的调研,为爱玛科技的内销、电商、外贸等多个业务条线,定制了不同的销项发票管理解决方案。百望云系统关联SAP的单据,将业务数据自动转换为开票数据,并可进行发票的领购分发,实现发票的集中开票、红冲、作废以及发票的打印下载,帮助财务从繁琐的工作中解脱出来,提高集团的发票统一管理能力。

这时,另一个问题开始困扰爱玛科技的财务人员。当财务人员开具完发票后,还需要将大量的发票邮寄给经销商。而打印、邮寄发票不仅费用高,也给财务人员增加了不小的工作量。

另一方面,国家大力推广专票电子化政策,电子专票已在全国开始普及,企业可以充分利用电子专票的便捷性,全面简化企业在供应链结算领域的业务流程。

在百望云的协助下,爱玛科技完成了电专项目升级。财务人员开具电子专票后,自动同步到经销商的系统中,可以实时查询集团总部的发票开具情况,体验感更佳,也减轻了财务打印发票邮寄的工作负担,提高了销项发票管理效率。

爱玛科技与百望云已经持续深入合作5年的时间,依托于百望云自身强大的产品技术的实力,以客户为中心,精准洞察客户需求与最新的市场需求,打破数据孤岛,帮助爱玛科技持续迭代优化业务流程,加强财务信息化建设,为整个集团的数字化转型奠定坚实的基础。

百望云以数字化“票、单、证”为企业财税数字化转型的基石,帮助企业构建起全场景、全链路、全维度的数据系统,实现精准营销、卓越供应、合规财税、快捷费报、智能决策,共促企业财税数字化转型,携手客户共同推动企业的可持续健康发展。

企业的数字化转型并非一朝一夕完成的,需要明确策略并长期投入,爱玛科技经历了10年的信息化建设,不停地迭代优化业务,于2020年正式启动数字化转型,在财务领域开始实现全面改革,整合简化流程与数据共享,为财务分析及经营决策提供有效支撑。

在数字化蓬勃发展的浪潮下,财税数字化将成为企业转型的驱动力。相信未来,爱玛科技与百望云将协同创新,进一步深化合作,聚焦企业一流财务能力建设,多方位打造财务数字化新生态,赋能业务加速发展。


责任编辑:郭林林
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